Hilfe

1. Erstellen Sie Ihr Konto auf der Registrierungsseite, mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort von mindestens 10 Zeichen (ein 6-stelliger Code bestätigt die Adresse), oder mit Ihrem Google-Konto.
2. Beschreiben Sie Ihr Restaurant: Firmenname, Name, Telefonnummer und die Adresse Ihrer Reservierungsseite. Die 14-tägige Testphase beginnt in diesem Moment, ohne Kreditkarte.
3. Richten Sie Ihre Services ein unter Einstellungen › Services und Kontingente. Für jeden Wochentag hat ein Service einen Beginn, ein Ende, ein letztes buchbares Zeitfenster, einen Abstand zwischen den Zeitfenstern und eine Zahl an Gedecken pro Zeitfenster. Eine Obergrenze für den ganzen Service ist optional.
4. Machen Sie eine Testreservierung auf Ihrer Reservierungsseite mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse: Prüfen Sie die erhaltene Bestätigung und die Benachrichtigung an das Restaurant, dann stornieren Sie über den Link in der E-Mail. Die Liste Einstellungen › Umstellung enthält diese Schritte.

Um für mehrere Tage schneller zu sein, richten Sie einen typischen Tag ein und speichern Sie ihn unter Einstellungen › Vorlagen als Vorlage, um ihn auf andere Tage anzuwenden.

• Öffnet auf der aktuellen Uhrzeit: Heute öffnet sich das Reservierungsbuch zentriert auf dem aktuellen Zeitfenster (dem laufenden Service, wenn es mehrere gibt). Bestätigungsmeldungen (Reservierung platziert, Erinnerung gesendet…) erscheinen unten auf dem Bildschirm und verschwinden nach 5 Sekunden oder mit einem Tippen.
• Reservierung erfassen (Telefon, Gast an der Theke): die Schaltfläche „+“ eines Zeitfensters im Reservierungsbuch. Das Gästeprofil wird über die E-Mail, dann über die Telefonnummer gefunden. Sie können die Sprache wählen, in der der Gast seine E-Mails erhält.
• Erfassen: „Angekommen“ ist ab dem Tag der Reservierung verfügbar, „No-Show“ erst, wenn die Uhrzeit vorbei ist. Eine Stornierung verlangt eine Bestätigung.
• Gruppenanfragen: Über der Personenzahl, die Sie unter Einstellungen › Reservierungen festlegen, sendet der Gast eine Anfrage, statt zu reservieren. Sie nehmen sie im Zeitfenster Ihrer Wahl an (auch mit Überschreitung des Kontingents) oder lehnen sie mit einer optionalen Begründung ab, die an den Gast geht.
• Erneut bestätigen lassen: Bei einer erwarteten Reservierung sendet die Schaltfläche eine E-Mail „Bitte bestätigen Sie Ihren Besuch“. Wenn Sie die SMS unter Einstellungen › Reservierungen aktiviert haben, geht dieselbe Nachricht auch per SMS an das Mobiltelefon des Gastes, berechnet mit 0,08 € zzgl. MwSt.. Nach dem Senden wird die Schaltfläche grau und zeigt die Uhrzeit. Ein zweites Senden verlangt eine Bestätigung. „Service bestätigen lassen“ macht dasselbe für den ganzen Service, ohne bereits kontaktierte Gäste erneut anzuschreiben.
• Schließungen (Urlaub, Feiertage, ein bestimmter Service) und Sonderöffnungen (Silvester, private Veranstaltung): Einstellungen › Schließungen und Öffnungen.

Resatop bietet zwei Arten, Reservierungen zu begrenzen; jedes Restaurant wählt. In beiden Fällen bleiben das Kontingent pro Zeitfenster und die Obergrenze des Service aktiv: Sie zählen die Ankünfte, nicht die Gäste, die noch am Tisch sitzen.

Essensdauer pro Service

Unter Einstellungen › Services und Kontingente hat das Formular jedes Service („Bearbeiten“) ein Feld „Essensdauer“ in Minuten, zum Beispiel 60 mittags und 90 abends; sie gilt für alle Services mit demselben Namen, an allen Tagen. Ihr Gast sieht sie bei der Wahl der Uhrzeit („Ihr Tisch ist für 1h30 reserviert“). Sie dient auch zur Berechnung des belegten Platzes, mit Platzkapazität oder mit Tischen. Bleibt das Feld leer, wird dem Gast nichts angezeigt, und die Standarddauer (90 Minuten, im Tischplan änderbar) dient nur zur Berechnung der Plätze.

Gleichzeitig anwesende Gedecke begrenzen

Das ist die einfachste Einstellung, ohne Tischplan: Einstellungen › Reservierungen › Platzkapazität. Sie aktivieren „Gleichzeitig anwesende Gedecke begrenzen“ und geben die Höchstzahl an Gedecken am Tisch an; ein Essen dauert die beim Service eingestellte Dauer.

• Ein Zeitfenster wird nur angeboten, wenn für das ganze Essen Platz bleibt. Mit höchstens 20 Gedecken und 20 Gästen, die um 20:00 Uhr angekommen sind, ist das Zeitfenster um 20:15 Uhr ausgebucht; es öffnet sich wieder um 21:30 Uhr, wenn sie fertig sind.
• Das Reservierungsbuch zeigt bei jedem Zeitfenster „im Raum“: die Gedecke, die zum vollsten Zeitpunkt des Essens anwesend sind.
• Ein als „No-Show“ erfasster Gast gibt seinen Platz sofort frei. Ein Gast, der länger bleibt als geplant, wird nicht verfolgt: Das Serviceteam passt sich an.
• Für eine andere Dauer je nach Personenzahl verwenden Sie die Regeln unter Einstellungen › Tischplan › Belegungsdauern.

Den Tischplan zeichnen und Reservierungen auf Tische setzen

Unter Einstellungen › Tischplan (Inhaber und Geschäftsführer):

1. Legen Sie einen Raum an, und einen weiteren für die Terrasse, wenn Sie eine haben (aktivieren Sie „Das ist eine Terrasse“). Ein bereits genutzter Raum wird deaktiviert statt gelöscht.
2. Fügen Sie Tische hinzu mit den Schaltflächen „2 Gedecke“, „4 Gedecke“, „Rund für 4“… und ziehen Sie sie an ihren Platz, mit dem Finger, der Maus oder den Pfeiltasten. Ein Tisch kann keinen anderen überdecken. Wählen Sie einen Tisch aus, um Namen, Kapazität, Form und Größe einzustellen.
3. Stellen Sie jeden Tisch ein: Die Kapazität ist ein Richtwert, das Team kann immer mehr Gäste platzieren. „Mindestgedecke“ verhindert, dass ein großer Tisch online an ein Paar geht. Deaktivieren Sie „Für Online-Reservierung geöffnet“, um einen Tisch dem Team vorzubehalten. Aktivieren Sie „Kombinierbar“, damit zwei oder drei nebeneinanderliegende Tische eine Gruppe aufnehmen können.
4. Stellen Sie die Belegungsdauern ein: die Dauer jedes Service unter Einstellungen › Services und Kontingente, die Standarddauer und Sonderfälle (nach Personenzahl) im Tischplan.
5. Aktivieren Sie den Tischmodus (Inhaber) unter „Reservierungsmodus“, oben auf derselben Seite. Bereits bestehende Reservierungen bewegen sich nicht; die Schaltfläche „Auf Tische verteilen“ platziert sie. Sie können jederzeit zum Kontingentmodus zurück: Der Plan bleibt erhalten.

Im Alltag, im Tischmodus

• Liste oder Plan: Das Reservierungsbuch bietet zwei Ansichten. Auf dem Plan bleibt die Zeitleiste beim Scrollen unter der Tagesleiste fixiert und öffnet sich auf der aktuellen Uhrzeit. Wählen Sie eine Uhrzeit: Jeder Tisch zeigt, wer ihn in diesem Moment belegt (Vorname, Name, geschätztes Ende des Essens, Gedecke). Rahmen und Hintergrund zeigen den Status, eine Legende über dem Plan erinnert daran: schwarzer Rahmen = erwartet, grüner Rahmen = erneut bestätigt, grüner Hintergrund = angekommen, rot = No-Show.
• Eine Reservierung verschieben: Mit der Maus ziehen Sie sie auf einen anderen Tisch. Auf dem Tablet scrollt ein Wischen die Seite; um eine Reservierung zu greifen, halten Sie den Finger einen Moment lang (eine kurze Vibration bestätigt es) und ziehen dann. Ist der Tisch bereits belegt, fragt das Reservierungsbuch nach einer Bestätigung. Ein einfaches Tippen auf einen reservierten Tisch öffnet sein Profil: „Details ansehen und erfassen“, „Tische hinzufügen oder entfernen“ (um mehrere nebeneinanderliegende Tische zu verbinden, zum Beispiel für eine Gruppe) und „Vom Tisch nehmen (zu platzieren)“.
• Tippen auf einen freien Tisch bietet drei Aktionen: „Neue Reservierung“, „Laufkundschaft“ (der Tisch ist belegt, ohne Gästeprofil und Statistik) und „Tisch sperren“ (Wartung, privater Tisch), mit einer Endzeit.
• Zu platzieren: Eine Reservierung ohne Tisch (zum Beispiel erfasst, als alles belegt war) erscheint über dem Plan, unter den Uhrzeiten. Ziehen Sie sie auf einen Tisch (langes Drücken auf dem Tablet), oder tippen Sie sie an, dann „Tische hinzufügen oder entfernen“, und tippen Sie den Tisch an.
• Erfassen: Ein als „No-Show“ erfasster Gast gibt seinen Tisch sofort frei; korrigieren Sie die Erfassung, bekommt die Reservierung wieder einen Tisch.

Online-Reservierung im Tischmodus

Die Reservierungsseite bietet ein Zeitfenster nur an, wenn ein freier Tisch oder mehrere nebeneinanderliegende kombinierbare Tische für das ganze Essen verfügbar sind. Der Gast erhält automatisch den kleinsten passenden Tisch unter denen, die für Online-Reservierungen geöffnet sind. Er sieht nie eine Tischnummer. Hat Ihr Restaurant Tische drinnen und auf der Terrasse, die online geöffnet sind, kann der Gast einen Wunsch angeben („Drinnen“, „Auf der Terrasse“ oder „Egal“): Das ist ein Wunsch, keine Zusage, und Sie können die Reservierung jederzeit verschieben, zum Beispiel bei Regen.

Jedes Restaurant hat seine Reservierungsseite, auf Französisch, Englisch und Deutsch: Sie öffnet sich in der Sprache des Browsers des Gastes, der sie unten auf der Seite ändern kann. Unter Einstellungen › Reservierungsseite stellen Sie das Logo (PNG, JPEG oder WebP, höchstens 2 MB), den formatierten Begrüßungstext, die Standardsprache der Seite und die Sprache der E-Mails an Ihr Team ein.

• Direkter Link: die Adresse der Reservierungsseite, die Sie überall platzieren können. Google (Unternehmensprofil): die Adresse Ihres Google-Profils, im selben Bildschirm einzufügen.
• Widget: ein Code zum Kopieren und Einfügen in eine Seite Ihrer Website. Reservierungen über das Widget zählen als „Website“.
• Adresse der Seite ändern: jederzeit möglich. Denken Sie dann daran, Ihre Links und den Widget-Code zu aktualisieren.
• Online-Reservierung während des Service schließen: eine Option unter Einstellungen › Reservierungen.
• Kreditkartengarantie: unter Einstellungen › Reservierungen, ab einer Personenzahl und einem Betrag pro Person. Die Online-Reservierung verlangt dann eine Kartenautorisierung (Stripe), die keine Belastung ist. Sie wird freigegeben, wenn der Gast kommt oder storniert, und belastet, wenn Sie einen No-Show erfassen. Stripe behält die Autorisierung nur sieben Tage: Eine Reservierung mit Kreditkartengarantie ist daher bis zu 5 Tage im Voraus möglich, und ist die Autorisierung beim Erfassen eines No-Shows abgelaufen, zeigt das Reservierungsbuch „Kartengarantie abgelaufen, nicht belastet“ (es wird nichts belastet). Erfassungen durch das Team verlangen keine.
• Der Gast verwaltet seine Reservierung: Der Abschlussbildschirm bietet ihm an, den Termin zu Google Kalender hinzuzufügen (oder, dezenter, als .ics-Datei für Apple oder Outlook), die Route zu öffnen, Sie anzurufen, die Reservierung zu ändern (Tag, Uhrzeit oder Personenzahl) oder zu stornieren, ohne über sein Postfach zu gehen. Dieselben Schaltflächen stehen in seinen E-Mails (die .ics-Datei ist der Bestätigungs-E-Mail beigefügt) und im Link der Erinnerungs-SMS. Eine Änderung folgt den Regeln einer neuen Reservierung (freies Zeitfenster, Kontingente, Tische), ohne die Reservierung selbst mitzuzählen; Sie erhalten eine E-Mail mit dem alten und dem neuen Zeitfenster, und das Reservierungsbuch ist aktuell. Die Frist stellen Sie unter Einstellungen › Reservierungen ein, „Änderung durch den Gast bis“: standardmäßig 2 Std. vor dem Essen, 0 für bis zur Uhrzeit. Danach bittet die Seite den Gast, Sie anzurufen. Mit Kreditkartengarantie können nur Tag und Uhrzeit geändert werden (das neue Datum liegt höchstens 5 Tage nach dem Hinterlegen der Garantie); für die Personenzahl ruft der Gast Sie an. Eine erneut bestätigte Reservierung geht zurück auf „Bestätigt“, wenn sich Tag oder Uhrzeit ändern.
• E-Mails an Gäste: Bestätigung, Änderung, Stornierung per Link, Erinnerung und eine Bitte um eine Google-Bewertung nach dem Essen, wenn Sie sie unter Einstellungen › Reservierungen aktivieren. Jeder Gast erhält seine E-Mails und SMS in der Sprache, in der er reserviert hat. Sie erhalten an der angegebenen Adresse eine Benachrichtigung für jede Online-Reservierung und jede Gruppenanfrage. Im selben Bildschirm fügt „Bei Erinnerung auch eine SMS senden“ der Schaltfläche „Erneut bestätigen lassen“ die SMS hinzu (französische Mobilnummer), innerhalb der Monatsobergrenze. Das ist eine kostenpflichtige Option, zusätzlich zum Abonnement: 0,08 € zzgl. MwSt. pro SMS, nur für die vom Netzbetreiber angenommenen, auf Ihrer Abonnementrechnung. Sie setzt ein Abonnement voraus (SIREN, Adresse und Karte, auch während der Testphase: Die erste Abbuchung erfolgt erst am Ende der Testphase). Der Gast muss sie nicht wählen: Er gibt bei der Reservierung seine Mobilnummer an.

Der Inhaber lädt über den Bereich Team ein: Resatop erstellt einen einmalig nutzbaren Link, 7 Tage gültig, den Sie an die Person weitergeben (SMS, E-Mail…). Sie erstellt ihr Konto oder meldet sich an und tritt dann dem Team bei. Jeder wählt die Sprache seiner Oberfläche unter Konto.

• Inhaber: alles, einschließlich Team, Abonnement und Exporte.
• Geschäftsführer: Reservierungsbuch, Gäste, Statistiken und die Einstellungen des Restaurants.
• Serviceteam: das Reservierungsbuch.

• Gästeliste: ein Profil pro Gast, mit internen Notizen und dem Verlauf der Besuche und No-Shows, durchsuchbar nach Name, E-Mail oder Telefon.
• Statistiken: Gedecke nach Tag, Service und Quelle, mit geschätztem Umsatz auf Basis des Durchschnittsbons, den Sie für jeden Service angeben.
• Ihre Daten exportieren: Einstellungen › Daten, als CSV-Dateien, die sich in einer Tabellenkalkulation öffnen lassen (und als ZIP). Der Export bleibt verfügbar, auch wenn der Zugang gesperrt ist.
• Wenn ein Gast seine Daten anfordert: Über den Link seiner Reservierung (Bereich „Ihre Daten“) kann er seine Einwilligung zu Neuigkeiten und Angeboten widerrufen, eine Kopie seines Profils oder dessen Löschung verlangen. Sie sind Verantwortlicher: Das Gesetz verlangt eine Antwort innerhalb eines Monats. Die Anfrage kommt per E-Mail und erscheint oben unter Gäste mit ihrer Frist. Für eine Kopie lädt Profil exportieren eine Datei herunter, die Sie prüfen und der Person senden. Für eine Löschung entfernt Profil anonymisieren Name, Kontaktdaten, Notizen und Nachrichten; die Reservierungen zählen weiter in Ihren Statistiken, ohne Identität. Sie wird verweigert, solange eine Reservierung oder Gruppenanfrage bevorsteht: Stornieren Sie diese zuerst. Beide Schaltflächen stehen auch im Gästeprofil, für Gäste, die schreiben oder anrufen, statt ihren Link zu nutzen.

Aufbewahrungsfristen und Ihre Rechte stehen in der Datenschutzerklärung (auf Französisch).

49 € zzgl. MwSt. pro Monat für das erste Restaurant, 39 € zzgl. MwSt. für jedes weitere Restaurant, ohne Provision pro Gedeck. Die Testphase dauert 14 Tage, ohne Karte.

• Abonnement abschließen, Restaurant hinzufügen: Einstellungen › Abonnement (Inhaber).
• Zahlungsmethode, Rechnungen, Kündigung: Die Schaltfläche „Mein Abonnement verwalten“ öffnet das Zahlungsportal von Stripe. Die Kündigung wird zum Ende des bezahlten Zeitraums wirksam.
• Ohne Abonnement am Ende der Testphase: Reservierungsbuch und Reservierungsseite werden gesperrt, und Ihre Daten bleiben 60 Tage erhalten. Abonnement und Export bleiben während der Sperre zugänglich.

Unter Mein Konto ändern Sie, was Sie betrifft, nicht das Restaurant. In einem Restaurant öffnet Ihre Adresse oben auf dem Bildschirm dieses Menü; in der Liste der Restaurants sind die Links bereits angezeigt. Dasselbe Menü führt zurück zu Meine Restaurants. „Mein Konto verwalten“ bleibt verfügbar, wenn der Zugang gesperrt ist.

• Sprache: die Sprache Ihrer Oberfläche und der E-Mails Ihres Kontos (Französisch, Englisch oder Deutsch). Die des Inhabers gilt auch für die E-Mails zur Testphase und die Zahlungsseite von Stripe.
• Name und E-Mail: Ihr Name ist für Ihr Team sichtbar. Eine Änderung der E-Mail sendet einen Code an die neue Adresse. Gibt es ein Passwort, wird es zusätzlich zum Code abgefragt.
• Passwort: Das alte wird abgefragt, und die anderen Sitzungen werden geschlossen. Ein mit Google erstelltes Konto hat anfangs keines: „Passwort festlegen“ fügt eines hinzu, und die Anmeldung mit Google bleibt möglich.
• Sitzungen: das Datum jeder Anmeldung und die Möglichkeit, eine davon zu schließen.
• Firmenname, Rechnungs-E-Mail, SIREN und USt-IdNr.: dem Inhaber vorbehalten. Die USt-IdNr. ist optional (leer lassen, wenn Ihr Unternehmen nicht umsatzsteuerpflichtig ist) und enthält die SIREN; sie steht auf Ihren Rechnungen. Name, Telefonnummer und Adresse des Restaurants bleiben unter Einstellungen › Reservierungen.
• Konto löschen: Ein Mitglied entfernt nur seinen eigenen Zugang (die Reservierungen bleiben, ohne seinen Namen). Der Inhaber löscht die ganze Organisation, nach einem Export oder Verzicht darauf, und erst, wenn das Abonnement beendet ist. Das Team wird benachrichtigt.

Der Hinweis „Verbindung verloren“ erscheint

Der Bildschirm behält den letzten Stand. Solange die Seite geöffnet bleibt, werden Ihre Änderungen bei Netzrückkehr von selbst gesendet. Lassen Sie die Seite geöffnet: Ein Neuladen während des Ausfalls würde verlieren, was noch nicht gesendet wurde.

Ich habe mein Passwort vergessen

Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf „Passwort vergessen?“, geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kontos ein, dann den erhaltenen 6-stelligen Code (15 Minuten gültig) und Ihr neues Passwort. Sie sind angemeldet, sobald es gespeichert ist. Kommt der Code nicht an, sehen Sie im Spam-Ordner nach; höchstens drei Codes können pro Tag an dieselbe Adresse gesendet werden. Ein mit Google erstelltes Konto hat anfangs kein Passwort: Verwenden Sie „Weiter mit Google“ oder legen Sie eines unter Konto fest.

Ich habe den Bestätigungscode nicht erhalten

Sehen Sie im Spam-Ordner nach und verwenden Sie dann „Code erneut senden“ unter dem Feld. Der Code ist 15 Minuten gültig und erlaubt fünf Versuche.

Ein Gast sagt, er habe seine Bestätigung nicht erhalten

Prüfen Sie die E-Mail-Adresse in seinem Gästeprofil: Ein Tippfehler ist die häufigste Ursache. Bitten Sie ihn, in seinem Spam-Ordner nachzusehen.

Die Reservierungsseite bietet keine Zeitfenster mehr an

Die möglichen Ursachen, in der Reihenfolge der Prüfung:

• die Testphase ist beendet oder das Abonnement nicht mehr aktiv (die Seite ist dann geschlossen);
• eine Schließung betrifft das Datum, oder an diesem Tag ist kein Service eingerichtet;
• das Kontingent des Zeitfensters oder die Obergrenze des Service ist erreicht;
• die Platzkapazität ist für die Dauer des Essens erreicht (Einstellungen › Reservierungen), oder im Tischmodus ist kein freier Tisch groß genug für diese Personenzahl: Tische, die für Online-Reservierungen geschlossen, gesperrt oder nicht kombinierbar sind, zählen nicht;
• die Online-Reservierung ist während des Service gesperrt.

Der Einladungslink funktioniert nicht

Ein Link ist nur einmal nutzbar und läuft nach 7 Tagen ab. Der Inhaber kann im Bereich Team einen neuen erstellen.

Per E-Mail an support@resatop.com oder über das Kontaktformular. Geben Sie den Namen Ihres Restaurants und die E-Mail-Adresse Ihres Kontos an und beschreiben Sie, was Sie auf dem Bildschirm sehen: Das erspart eine Rückfrage.